Coordenação e Gestão de Backoffice de Relocation

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A Assessora oferece um serviço estruturado de Coordenação e Gestão de Backoffice de Relocation, atuando como extensão operacional das empresas de Global Mobility que necessitam de suporte confiável, organizado e aderente a padrões corporativos internacionais.

Esse serviço é desenhado para garantir controle, continuidade operacional, compliance e eficiência na gestão dos casos de relocation, assegurando uma interface fluida entre todos os stakeholders envolvidos — empresas de relocation, clientes corporativos, expatriados, fornecedores e parceiros locais.

Contamos com escritório corporativo dedicado, equipado com estações de trabalho profissionais, computadores corporativos, redes de internet seguras, sistemas de proteção com antivírus de última geração, além de práticas alinhadas a protocolos de segurança da informação e confidencialidade, fundamentais para operações de Global Mobility.

Nossa atuação em backoffice inclui, entre outros aspectos:

• Coordenação operacional dos casos de relocation, com acompanhamento contínuo e visão end-to-end do processo; 
• Gestão de fluxos, prazos e documentação, assegurando aderência às políticas globais e aos SLAs acordados; 
• Interface estruturada com fornecedores, consultores locais e times internos do contratante;  
• Atualizações de status, controle de pendências e suporte administrativo aos consultores de campo;
• Organização de informações sensíveis com rigoroso controle de confidencialidade.
   

O serviço é prestado integralmente em modelo white label, seguindo os processos, templates, ferramentas e diretrizes da empresa contratante, permitindo uma atuação totalmente integrada, sem exposição da marca A Assessora ao cliente final.

Essa estrutura garante às empresas de relocation escala operacional, redução de riscos, padronização de processos e segurança na execução local, sem a necessidade de investimento direto em infraestrutura ou equipes próprias.

 Arrival Services – Chegada de Expatriados e Famílias

•Comunicação com o expatriado desde o início do processo, incluindo welcome calls, calls de alinhamento e acompanhamento contínuo de todas as etapas 

•Atuação com e-mail institucional da empresa de relocation, integrando-se como extensão da equipe do cliente (modelo White label) 

•Planejamento e coordenação de todos os serviços incluídos no pacote de expatriação •Preparação de agendas personalizadas, cronogramas, termos de entrega de chaves e documentação operacional

•Contratação, trocas de titularidades, agendamento e coordenação de instalação e ativação dos serviços essenciais:  •Internet, TV a cabo, energia elétrica, gás, água, seguros 

•Gestão de expectativas, prazos e entregas, assegurando alinhamento com políticas corporativas 

•Comunicação contínua com RH, Global Mobility e demais stakeholders 

•Suporte à negociação de locaçãoe análise de contratos de aluguel 

•Acompanhamento de renovações contratuais, quando aplicável 

•Preparação do quadro financeiro inicial, incluindo informações de entrada, pagamentos recorrentes e custos previstos 

•Preparo da pasta de documentos para entrega a Expatriado, RH e Relocation.

Departure Services – Saída de Expatriados e Famílias

•Comunicação com o expatriado desde o início do processo de saída, com orientação clara sobre prazos e responsabilidades 

•Planejamento e coordenação de todos os serviços incluídos no pacote de expatriação de saída 

•Gestão de expectativas, prazos e entregas durante todo o processo

•Comunicação contínua com RH, Global Mobility e demais stakeholders

•Notificação formal de saída a proprietários, administradoras e imobiliárias •Coordenação de vistorias de saída e levantamento de até 3 orçamentos para reparos, quando necessários

•Acompanhamento dos reparos e preparação do imóvel para devolução 

•Preparação do termo de entrega de chaves e apoio no distrato contratual •Cancelamento, desligamento ou transferência de serviços essenciais: internet, tv a cabo, energia elétrica, gás, agua e seguros 

•Preparo da pasta final com documentação relevante a entrega e distrato para expatriado, RH e Relocation